Provincia Autonoma di Trento: caso felice di migrazione a LibreOffice

L’adozione di nuovi strumenti per la gestione di file nel formato aperto ODF, per tutte le postazioni presenti in ogni articolazione della Provincia autonoma di Trento, è stata affrontata come un processo graduale e ordinato, in tutti i suoi aspetti. Graduale è stata l’installazione della suite di programmi che già nel nome ricorda la sua filosofia di fondo, LibreOffice, e altrettanto progressivo è stato l’approccio formativo; inoltre, anche la disinstallazione dei programmi che si era abituati ad utilizzare quotidianamente non è stata immediata, bensì le necessità sono state valutate caso per caso.

Fin dal periodo precedente la migrazione, cominciata a dicembre 2014, sono state considerate entrambe le componenti, quella “umana” e quella relativa alle
caratteristiche della “macchina”, come complementari, dando quindi il giusto spazio agli aspetti peculiari di ciascuna.

Il cambiamento di uno strumento informatico, così come ogni modifica organizzativa, coinvolge l’utente emotivamente, oltre che tecnicamente. In questo caso la componente emotiva è un fattore di blocco molto importante e può risultare un ostacolo difficile da superare se non vengono utilizzati processi di coinvolgimento. Il continuo confronto fra il vecchio e il nuovo strumento, sapendo che quest’ultimo può rallentare le normali attività giornaliere, come può accadere nelle fasi iniziali di apprendimento, diventa quindi una criticità da considerare nell’avanzamento del progetto.

Proprio per questo motivo, la leva motivazionale è fondamentale e non riguarda soltanto ragioni di tipo economico ma anche altre quali, ad esempio, l’adozione di formati aperti e liberi da brevetti e l’uso di programmi per la produttività d’ufficio con licenza di tipo FLOSS (Free/Libre/Open Source Software) liberamente utilizzabili da chiunque e per qualsiasi finalità.

All’inizio del progetto di migrazione, si è valutata la compatibilità dei nuovi strumenti con quelli che si era abituati ad utilizzare, facenti parte della famiglia di Microsoft. Infatti, molti erano gli applicativi che si interfacciavano con il vecchio Office. L’analisi realizzata ha consentito l’adeguamento a LibreOffice di gran parte di questi applicativi; in alcuni casi, quando lo strumento è risultato obsoleto o comunque necessitava di interventi per migliorarne l’efficienza, si è realizzato un nuovo applicativo adatto a rispondere alle esigenze emerse.

Contestualmente tutti i dipendenti sono stati accompagnati nella scoperta della nuova suite.

L’analisi del processo di cambiamento si è svolta su più livelli; gli incontri informativi/motivazionali presso le sedi di lavoro dei dipendenti coinvolti nella migrazione sono serviti per dare una panoramica di LibreOffice, mettendone in luce gli assunti di fondo, le caratteristiche principali di ogni suo componente e spiegando per quali motivi esso si differenzia dai software a licenza chiusa, ma anche per condividere con i dipendenti le molteplici motivazioni che hanno spinto la Provincia ad accettare la sfida di adottare i formati aperti. È stato fondamentale far comprendere che i nuovi strumenti sono liberi e che ognuno è fonte del cambiamento e aiuta a diffonderli. Non meno importante è stato l’accento sulla trasparenza, sulla semplicità di utilizzo nonché sulla garanzia di una leggibilità nel lungo periodo dei documenti creati oggi.

Nel corso della migrazione si sono poi tenuti dei corsi di formazione a piccoli gruppi di dipendenti su specifici argomenti e gli affiancamenti per circa una settimana, o in alcuni casi per periodi superiori, di personale tecnico presso la struttura interessata. La presenza fisica del referente informatico sul posto di lavoro è stato uno dei momenti cardine nella migrazione: il suo ruolo è stato infatti fondamentale quale punto di riferimento per la struttura, in grado di intercettare rapidamente eventuali problemi e facilitare la transizione.

La FAD, ovvero la formazione a distanza, è stata attivata fin da subito per tutti i dipendenti, dando loro la massima libertà di accesso, per qualsiasi esigenza e la possibilità di chiamare in qualsiasi momento l’help desk ha permesso che i dipendenti non si sentissero trascurati durante l’adozione dei nuovi programmi. Durante gli incontri informativi, il vero e proprio avvio della migrazione in una struttura, si è prestata attenzione alle richieste e alle preoccupazioni dei dipendenti, permettendo di creare delle brevi guide su funzionalità particolari, mettendo in risalto le differenze principali tra i nuovi e i vecchi software, disponibili nella Intranet provinciale.

La migrazione vera e propria, che è stata avviata da un gruppo pilota, rappresenta solamente una delle fasi del processo, preceduta dagli incontri informativi e quelli di formazione specifica per i referenti. Alla fine del 2015 rimaneva solo un dipartimento della Provincia ad essere migrato, segno che nel corso dell’anno si è lavorato con costanza.

Alcuni dati aggiornati a gennaio 2016:

• dipendenti migrati: 3719
• pacchetti MS Office disinstallati: 900
• incontri informativi/motivazionali effettuati: 114

Cosa si attende ancora nella gestione del cambiamento? Nel 2016 verranno attivati dei corsi in aula su tematiche specifiche e si tornerà nelle strutture già migrate per verifcare l’uso di questi nuovi strumenti e per raccogliere eventuali nuove esigenze. Inoltre, si stanno valutando ulteriori iniziative per promuovere
l’adozione/diffusione/utilizzo dei formati aperti anche fuori dagli uffici provinciali, coinvolgendo diversi attori del territorio.

a cura di Italo Della Noce e Matteo Tibolla