LibreOffice: la suite per ufficio che mette tutti d’accordo

LibreOffice è una suite libera per ufficio, ovvero l’equivalente open source di Microsoft Office, con il 95% delle funzionalità (gli utenti, normalmente, usano tra il 10 e il 20% delle funzionalità, e solo il 3% utilizza quel 5% che non è presente o richiede un workaround) e nessun costo di licenza. Quindi, mette d’accordo chi si preoccupa del budget – perché permette di azzerare un costo – con gli utenti, senza creare problemi in termini di continuità del lavoro e produttività. Ovviamente, per arrivare a questo risultato è necessario rispettare un processo di formazione – se si tratta di una prima installazione – o di migrazione, per tutti i casi – la maggioranza – in cui gli utenti utilizzano Microsoft Office.

Un processo che è stato affrontato, e superato, con successo da organizzazioni di ogni tipo, dal Governo Francese (con 500.000 PC in nove ministeri, compreso il Ministero delle Finanze con 250.000 utenti) alla Città di Monaco di Baviera, che è passata da Windows a Linux senza creare problemi all’amministrazione pubblica. In Italia, le province di Perugia, Macerata e Cremona, il Consorzio dei Comuni e l’ASL dell’Alto Adige, diverse aziende del settore bancario (che però non vogliono far conoscere il loro nome), moltissime scuole, e ovviamente moltissimi – milioni – utenti individuali.

Il processo di formazione o migrazione segue un protocollo ormai collaudato, che sintetizza le best practice dei progetti di maggior successo degli ultimi dieci anni (LibreOffice è l’erede diretto di OpenOffice ed è nato su iniziativa della comunità, che era stanca di vedere i destini della suite libera per ufficio sottoposti al volere di un’azienda, indipendentemente dal fatto che si trattasse di Sun per OpenOffice o IBM per Apache OpenOffice). In particolare, il processo fornisce gli strumenti per superare quella resistenza al cambiamento – una resistenza psicologica, legata alle abitudini degli utenti – che è stata l’unico motivo del fallimento o dell’abbandono di alcuni progetti di migrazione.

The Document Foundation, l’organizzazione no profit che sta dietro allo sviluppo di LibreOffice, è nata anche per aiutare i processi di formazione e migrazione con la raccolta delle best practice, la realizzazione di una documentazione di base per i due processi, e la gestione della certificazione delle professionalità. E’ importante, infatti, che i progetti vengano gestiti da professionisti che conoscono la comunità, e che hanno maturato delle esperienze specifiche di formazione e migrazione. In questo modo, l’organizzazione o l’azienda ha la certezza del successo, e allo stesso tempo l’esperienza del progetto viene portata all’interno della comunità.

Il costo di un progetto di migrazione o formazione legato a LibreOffice è inferiore a qualsiasi combinazione dei costi di licenza di Microsoft Office, senza contare che qualsiasi installazione di grandi dimensioni – indipendentemente dal software – richiede un’attività professionale di assistenza e supporto (per cui non è affatto  vero che il passaggio da una versione di Microsoft Office alla successiva non ha nessun tipo di costo oltre a quello delle licenze, perché ha gli stessi costi – spesso nascosti – di ogni altro software).

Coloro che pensano di poter migrare dal software proprietario al software libero eliminando tutti i costi, perché considerano – o vedono – solo quello delle licenze, rischiano il fallimento del progetto, in quanto potrebbero poi trovarsi di fronte a un’utenza insoddisfatta che cerca in tutti i modi di boicottare il nuovo software. Al contrario, coloro che rispettano il protocollo, e affrontano per tempo il problema della resistenza al cambiamento, finiscono con avere un impatto tecnico inferiore anche alle più rosee previsioni.

LibreOffice è molto simile a Microsoft Office, anche se ha un’interfaccia utente un po’ diversa da quella delle ultime versioni (perché continua a mantenere un aspetto più tradizionale rispetto a quello del Ribbon). Una similitudine, però, che nasce da un gruppo di sviluppatori completamente diverso, per cui alcuni comandi sono in una posizione diversa, e in qualche caso addirittura più coerente con il comando, come nel caso del “formato pagina” che si trova nel menù Formato > Pagina e non tra le impostazioni della stampante.

I documenti di LibreOffice usano un formato standard ISO riconosciuto da OASIS – un consorzio a cui partecipano centinaia di organizzazioni, enti ed aziende, tra le quali figurano IBM e Microsoft, ma anche la NATO e diversi governi – e chiamato Open Document Format (ODF). Inoltre, LibreOffice legge e scrive tutti i formati di Microsoft Office, a partire da quelli legacy DOC, XLS e PPT fino a quelli delle ultime versioni DOCS, XLSX e PPTX. Per questi ultimi bisogna fare un distinguo legato al fatto che questi formati hanno avuto quattro versioni diverse dal 2007 in avanti – Transitional 2007, Transitional 2010, Transitional 2013 e Strict 2013 (tutti i formati “transitional” contengono porzioni di codice proprietario, per cui creano problemi sia in lettura che in scrittura, che vengono sempre attribuiti a LibreOffice ma in realtà dovrebbero essere attribuiti a Microsoft e alla sua strategia di lock in).

LibreOffice 4.2, che è stato appena annunciato, contiene moltissimi miglioramenti nella gestione di questi formati Microsoft, che permettono di garantire un livello di compatibilità che non ha confronti nel mondo del software. Peraltro, è sempre possibile incappare in un problema, perché nessun tipo di miglioramento riesce a evitare che gli utenti producano documenti che impediscono – a causa degli errori che contengono – qualsiasi tipo di compatibilità. Faccio un esempio: se un utente cancella i titoli delle slide di una presentazione PowerPoint e li sostituisce con dei riquadri di testo, Impress leggerà questi riquadri di testo come tali e li posizionerà nell’area del testo e non in quella del titolo, con il risultato che l’utente attribuirà il problema a LibreOffice (e non alla propria incapacità di usare PowerPoint).

LibreOffice è disponibile per Windows (compreso Windows 8, per tutti coloro che vogliono farsi veramente del male), MacOS X (compreso Mavericks) e Linux. Per rispondere alle esigenze sia degli utenti avanzati che di quelli più conservativi, il software è disponibile in due versioni: 4.2 (corrente) e 4.1 (stabile). Il software è facilissimo da installare, e può essere scaricato gratuitamente dal sito LibreOffice, senza nessuna formalità, a questo indirizzo: http://www.libreoffice.org.